Het Project Initiatie Document (PID) is een cruciaal document in de PRINCE2®-methodiek voor projectmanagement. Het PID bundelt essentiële informatie die is verzameld tijdens de processen 'Starting up a Project' en 'Initiating a Project'. Het dient als een formele overeenkomst tussen de projectboard en de projectmanager, en biedt een baseline voor het beheren en beoordelen van het project. Dit document zorgt voor duidelijkheid over de projectdoelen, scope en beheers­mechanismen voordat significante resources worden toegewezen.


Waarom een PID Schrijven?

Het PID heeft meerdere kernfuncties binnen PRINCE2®, die ervoor zorgen dat projecten op een gecontroleerde en succesvolle wijze worden uitgevoerd. Hieronder de belangrijkste redenen:

  1. 1. Definitie en Richting van het Project

    Het PID definieert het project in detail, inclusief de scope, doelstellingen en aanpak. Het beantwoordt fundamentele vragen zoals: "Wat doen we?", "Waarom doen we het?" en "Hoe doen we het?". Dit creëert een gedeeld begrip onder stakeholders en voorkomt misverstanden later in het project. Het PID fungeert als een enkel referentiepunt voor teamleden en stakeholders om de projectdoelen, rechtvaardiging, risico's en beheersmethoden te begrijpen.

  2. 2. Basis voor Besluitvorming en Goedkeuring

    Voordat significante middelen of financiering worden gecommitteerd, bevestigt het PID dat het project levensvatbaar, haalbaar en aligned is met organisatiedoelen. Het PID dient als een 'contract' tussen de projectboard en de projectmanager, waarmee de board het project kan goedkeuren op basis van een solide business case. Dit minimaliseert risico's op falen door vroegtijdige validatie.

  3. 3. Baseline voor Monitoring en Controle

    Het PID vormt een baseline waarmee voortgang, issues en de algehele viability van het project kunnen worden beoordeeld. Het stelt de projectboard in staat om vragen te stellen zoals: "Is dit nog steeds de moeite waard?" gedurende het project. Door risico's, succescriteria en beheersmechanismen vast te leggen, faciliteert het PID continue evaluatie en aanpassingen, in lijn met de PRINCE2® principes van 'continued business justification' en 'manage by stages'.

  4. 4. Risicobeheer en Stakeholderbetrokkenheid

    Het document identificeert risico's, assumptions, issues en dependencies (RAID), en beschrijft hoe deze worden beheerd. Dit bevordert proactief risicobeheer. Daarnaast definieert het rollen, verantwoordelijkheden en communicatiestrategieën, wat stakeholderbetrokkenheid versterkt en conflicten vermindert.

In essentie zorgt het PID voor een gestructureerde start, verhoogt het de kans op succes en ondersteunt de PRINCE2®-principes zoals 'focus on products' en 'learn from experience'. Zonder PID ontbreekt een duidelijke roadmap, wat kan leiden tot scope creep, budgetoverschrijdingen of mislukking.

Hoe een PID Schrijven?

Het schrijven van een PID vindt plaats in de 'Initiating a Project'-proces van PRINCE2®. Het is een iteratief proces dat informatie bundelt uit eerdere fasen. Het PID is geen enkel document, maar een bundel van baselined management products, zoals de business case, project plan en risk register. Volg deze stappen voor een professionele aanpak:

  1. 1. Voorbereiding en Informatieverzameling

    Begin met een project initiatie bijeenkomst om eisen te verzamelen. Verzamel informatie uit de project brief (uit 'Starting up a Project'), inclusief initiële 'business case', scope en stakeholders. Analyseer deze data om gaps te identificeren. Gebruik PRINCE2®-templates om consistentie te waarborgen.

  2. 2. Definieer de Project Scope en Doelstellingen

    Beschrijf duidelijk wat het project omvat en uitsluit (scope). Stel SMART-doelstellingen (Specifiek, Meetbaar, Aanvaardbaar, Relevant, Tijdgebonden). Inclusief succescriteria, deliverables en quality expectations. Dit voorkomt scope creep en align het project met organisatiedoelen.

  3. 3. Ontwikkel de Business Case

    Creëer een gedetailleerde business case met benefits, costs, risks en justification. Beoordeel de viability: Is het project wenselijk, haalbaar en levensvatbaar? Dit is cruciaal voor continued business justification in PRINCE2®.

  4. 4. Plan de Aanpak, Resources en Tijdslijn

    Beschrijf de projectaanpak (bijv. agile vs. waterfall), timelines, milestones en resourcevereisten. Ontwikkel een high-level project plan, inclusief stages en controls (zoals tolerances voor time, cost en quality). Identificeer teamstructuur, rollen (bijv. projectmanager, executive) en verantwoordelijkheden.

  5. 5. Beoordeel Risico's en Controls

    Documenteer risico's, aannames, problemen en afhankelijkheden. Ontwikkel een risicomanagementbenadering, inclusief mitigation strategies. Definieer change control, kwaliteitsmanagement en communicatieplannen om het project te beheersen.

  6. 6. Compileer en Review het PID

    Bundel alle componenten in het PID, zoals:

    1. Project definition en background

    2. Business case

    3. Project product beschrijving

    4. Projectbenadering

    5. Team structuur en rolbeschrijvingen

    6. Controls (bijv. verslaggeving, toleranties)

    7. Risico, kwaliteit, wijzigingen en communicatiemanagementbenaderingen

    8. Projectplan en bijlagen (bijv. risicoregister)

    Review het document met de projectboard voor goedkeuring. Update het PID indien nodig tijdens het project, maar alleen via formele change control.

  7. 7. Goedkeuring en Distributie

    Presenteer het PID aan de projectboard voor autorisatie. Zodra goedgekeurd, distribueer het naar relevante stakeholders. Het PID blijft een levend document, maar wijzigingen moeten gerechtvaardigd zijn.

Gebruik tools zoals templates uit officiële PRINCE2®-handleidingen om het proces te standaardiseren. Het gehele PID moet beknopt zijn, zo'n 20 tot 50 pagina's, afhankelijk van projectcomplexiteit.

Conclusie

Het PID is essentieel in PRINCE2® om projecten succesvol te initiëren en te beheren, door een duidelijke basis te bieden voor besluitvorming, controle en uitvoering. Door het waarom (definitie, baseline, risicobeheer) en hoe (gestructureerde stappen) te volgen, zorg je voor structuur en succes. Baseer het PID altijd op PRINCE2®-principes voor consistentie en effectiviteit.